Migration de Données d'un CRM Associatif vers Airtable avec Automatisation via Make

L'association, engagée dans la lutte contre le décrochage scolaire, utilisait jusqu'à présent Google Sheets comme outil principal pour gérer la prospection d'établissements scolaires dans différentes académies. Ces feuilles de calcul servaient de CRM artisanal, mais leur utilisation devenait de plus en plus complexe et limitante à mesure que les données et les besoins de l'association augmentaient.

Objectifs de la Migration

Pour répondre à ces défis, l'association a décidé de migrer vers Airtable, une solution plus moderne et adaptée à la gestion de bases de données collaboratives. Les principaux objectifs étaient :

• Centraliser les données issues de plusieurs feuilles Google Sheets dans une seule plateforme structurée.
• Améliorer la lisibilité et l'organisation des informations, notamment pour le suivi des établissements prospectés.
• Automatiser les processus répétitifs afin de réduire les erreurs humaines et de gagner en efficacité.

Mise en Œuvre

La migration a impliqué plusieurs étapes clés :

1. Transfert des données : Les informations réparties sur plusieurs feuilles Google Sheets ont été nettoyées, structurées et importées dans Airtable. Cela a permis de créer une base de données claire et cohérente, avec des champs personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de l'association.
2. Automatisation avec Make : L'outil Make (anciennement Integromat) a été utilisé pour automatiser des tâches essentielles, telles que :
   • L'importation automatique de nouvelles données.
   • L'envoi de rappels ou de notifications aux membres de l'équipe.
   • La mise à jour des statuts de prospection en temps réel.
3. Formation des équipes : Une formation a été dispensée pour permettre aux membres de l'association de maîtriser Airtable et de tirer pleinement parti des automatisations mises en place.

Résultats et Bénéfices

Grâce à cette migration, l'association a pu :

• Gagner en productivité : Les processus manuels ont été remplacés par des workflows automatisés, libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Réduire les erreurs humaines : La centralisation des données et l'automatisation ont permis d'éliminer les incohérences et les oublis.
• Améliorer le suivi des établissements : Les informations sont désormais accessibles en temps réel, avec des tableaux de bord clairs et personnalisables.
• Se concentrer sur sa mission principale : L'association peut désormais consacrer davantage de ressources à l'accompagnement des établissements scolaires et à la prévention du décrochage.

En conclusion, cette transition vers Airtable, combinée à l'automatisation via Make, a permis à l'association de moderniser ses outils et de renforcer son impact dans la lutte contre le décrochage scolaire.

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